Система учета рабочего времени

В любой крупной офисной организации, с наличием разноплановых отделов, проблема рационального использования рабочего времени становится весьма актуальной. Рассматривая внедрение различных систем контроля доступа и учёта рабочего времени, необходимо принимать во внимание, что эффект от их действия проявляется постепенно. Поэтому важно качественно проанализировать все нужные параметры учёта рабочего времени, после чего и сделать верный выбор. Этому и будет посвящена настоящая статья.

 

Использование систем учёта рабочего времени сотрудников

Работа организации всегда подчиняется принципам рациональной организации рабочего времени сотрудников, и организуется с учётом следующих факторов:

1. Безусловного и качественного выполнения всех производственных задач.
2. Создания условий для профессионального и карьерного роста.
3. Повышения престижности и производственного авторитета организации.
4. Формирования здорового нравственного климата в коллективе.
5. Поддержания соответствующего уровня производственной дисциплины.

Рабочее время устанавливается руководством (и согласовывается с отраслевым профсоюзом) таким образом, чтобы, с одной стороны, выполнялись все положения трудового договора, а, с другой – все производственные задания выполнялись строго в установленные сроки. При этом работодателю предстоит постоянно решать две задачи – контролировать уровень трудовой дисциплины, и обеспечивать табельный учёт явки сотрудников. Без современной автоматизированной системы учёта рабочего времени это сделать непросто. Таким образом, работа указанной системы должна исключать постоянные контрольные процедуры наличия сотрудников на своих рабочих местах (это напрягает и нервирует), и. в то же время, гарантировать руководителю чёткость выполнения всех правил трудового распорядка каждым работником предприятия/организации.

 

Автоматизированный табельный учёт

Совершенная система контроля доступа (СКУД) не только правомерно ограничивает число посторонних лиц, находящихся на служебной территории, но и позволяет проводить оперативный мониторинг явки на рабочее место каждого работника предприятия. При отсутствии кого-либо на рабочем месте сигнал первичного датчика СКУД даёт возможность руководству своевременно скоординировать работу сотрудников того же отдела, перераспределив обязанности между ними, и не допустив срыва дневного плана производственной деятельности любого из отделов организации. Для этого в базу данных СКУД вносят:

• Сведения по явке работника на своё рабочее место;
• Постоянно обновляемую информацию о перемещениях сотрудников, которые не связаны с их непосредственной производственной деятельностью (в пределах утверждённого графика технологических перерывов);
• Информацию о случаях досрочных уходов с работы, несогласованных с руководством.

Данная информация обрабатывается и систематизируется не реже двух раз в месяц. После чего руководство вправе предъявить работнику мотивированные возражения по поводу качества его работы.

 

Аппаратные средства

 Наличие видеокамер внутреннего наблюдения – сейчас уже повсеместная практика, при условии, что такое видеонаблюдение ведётся в соответствии с законом. В частности, статьёй 85 Трудового кодекса Российской   Федерации устанавливается право работодателя на установку внутренних систем видеонаблюдения, если их наличие допускается  спецификой трудовых отношений в организации, касается только рабочих мест, и не ущемляет личных прав работника. Вместе с тем работодатель не имеет права на использование результатов видеозаписи, которая проводилась скрытыми от сотрудников камерами видеонаблюдения.

Конечным результатом действия системы учёта рабочего времени сотрудников считается наглядное отражение результатов мониторинга на уровень начисленной заработной платы, премий, штрафов и т.д.

 

Составляющие автоматизированной системы учёта рабочего времени

Про контроль поведения сотрудника на рабочем месте уже было сказано. Но вначале каждый работающий должен пройти через контрольно-считывающее устройство, которое устанавливается на входном турникете. Таким же, по сути, турникетом должен быть  оснащён и въезд на служебную автостоянку. Сигнал от любого из этих постов должен поступать и обрабатываться кадровой службой предприятия.

Эффективность действия контрольно-считывающих устройств резко увеличивается, если на личной карточке сотрудника имеется индивидуальный чип, при помощи которого работник может себя идентифицировать. Вместо карточки считывание может также выполняться по отпечатку пальца, по известному PIN-коду, по индивидуальному рисунку на ладони, а также по радужной оболочке глаза (последний способ имеет ограничения для лиц, пользующихся очками). Соответственно подбирается и тип считывающего устройства.

Последовательность управления биометрической системой учёта рабочего времени следующая:

• Сотрудник идентифицирует себя при входе на территорию предприятия. Система может быть запрограммирована на три положения: досрочный приход, своевременный приход, опоздание, причём временные рамки каждого их этих положений могут быть установлены в соответствии со спецификой организации.
• Датчики камер внутреннего видеонаблюдения фиксируют выполнение сотрудниками правил внутреннего распорядка, устанавливая  выполнение работающими графика и продолжительности технологических перерывов.
• По окончании рабочего дня каждый работающий отмечает время своего ухода с предприятия (при служебной необходимости, время ухода может быть перепрограммировано в индивидуальном порядке).

 

Технические компоненты системы

 Для реализации необходимы: контроллер (один или несколько), электронные замки, управляемые по сигналу от контроллера и внутренняя система видеонаблюдения, с возможностью записи сигнала от всех камер на видеорегистратор. Электронный замок при входе-выходе может программироваться индивидуально, либо по общей программе, которой оснащается система внутреннего видеонаблюдения. Лучше, если для регистрации прихода и ухода сотрудника с работы применяется отдельная сигнальная ветка, для чего каждый из турникетов снабжается двумя системами считывания.

Кроме технической стороны вопроса, внедрение системы учёта рабочего времени требует также индивидуальной работы с персоналом. Здесь согласовывается приемлемость выбранного способа идентификации (кто-то может забыть PIN-код, а кого-то не устроит система идентификации по радужной оболочке глаза), а также проводятся вступительные инструктажи по правилам внутреннего распорядка, которые обязательно корректируются с учётом внедрения на предприятии системы учёта рабочего времени сотрудников.

Для командированных и гостей разрабатываются специальные гостевые карты, с магнитным носителем информации, которые действительны определённый период времени, после чего вся информация на чипе стирается и переписывается под индивидуальные данные нового пользователя. Внешний вид таких карт также должен быть отличным от аналогичных документов, предназначенных для  постоянного применения.

 

Выбор системы учёта рабочего времени

Он предопределяется задачами, стоящими перед системой, степенью её сложности, и финансовыми возможностями предприятия.

 

Выбор типа терминала

Возможны три варианта – биологический, тактильный, либо карточный. Система учёта рабочего времени по картам более подвержена случайным факторам (забыл, потерял, украли и т.д.) в то время как биологические параметры сотрудника всегда находятся при нём. Не весьма совершенна и тактильная система контроля, срабатывающая от простого нажатия сотрудника на определённую функциональную клавишу (их также приходится достаточно часто программировать заново). При большом количестве сотрудников контроллер у терминала становится весьма громоздким, а это требует увеличенного внимания, как со стороны соответствующей технической службы предприятия, так и со стороны охраны. Кроме того, терминалы, функционирующие по биологическому принципу, могут оперативнее всего фиксировать приход/уход одного и того же сотрудника неоднократно, в течение рабочего дня. Этого же можно добиться установкой второго комплекта функциональных кнопок.

Дистанционное считывание. Для этого на контрольный пульт производится подключение USB-считывателя. В программе управляющего компьютера должна иметься программа, которая преобразует сигнал от индивидуального USB-контроллера в системное сообщение, касающееся конкретного сотрудника организации. Соответствующая пометка будет записана в базу данных, по которой всегда можно установить фактическое пребывание работающего.

Подобная система контроля доступа и учёта рабочего времени считается наиболее современной и компактной: для её монтажа потребуется два биометрических считывателя (один – резервный), а также бесконтактные USB-считыватели, количество которых определяется числом сотрудников организации. Возможности современных компьютерных средств обработки информации позволяют установить и ввести в эксплуатацию подобную систему в кратчайшее время. Ещё одним преимуществом бесконтактного считывания является то, что для контроля нет необходимости в в установке автономных часов. Поскольку для управления системой могут быть использованы часы самого компьютера. Естественно, что для успешного применения такая система должна оснащаться дублированным энергоснабжением.

Компания «УралСистемБезопасность» готова в любой момент выполнить все необходимые работы по выбору, отработке,  монтажу и тестированию системы учёта рабочего времени сотрудников для организаций любого профиля хозяйственной деятельности. Специалистами компании осуществляются мероприятия по тщательному регламентному обслуживанию всех составляющих этих систем, выполняются консультации по их повседневному грамотному обслуживанию.